Fachkräftemangel in kirchlichen Verwaltungen: Mehr als ein Personalproblem

Der Fachkräftemangel beschäftigt inzwischen viele Branchen. Auch kirchliche Organisationen stehen vor der Herausforderung, offene Stellen zu besetzen und gleichzeitig die täglichen Aufgaben zuverlässig zu bewältigen.

Hinzu kommen sinkende Mitgliederzahlen. Dadurch stehen weniger finanzielle Mittel zur Verfügung, während die Anforderungen im Verwaltungsalltag bestehen bleiben. Mitgliederdaten müssen gepflegt werden, Dokumente verwaltet, Termine koordiniert und zahlreiche organisatorische Aufgaben erledigt werden.

Die Frage ist deshalb nicht nur, wie neue Fachkräfte gewonnen werden können. Ebenso wichtig ist es, bestehende Mitarbeitende zu entlasten und Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass weniger Zeit für Verwaltung und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt.

Fehlendes Personal bedeutet nicht automatisch, dass Aufgaben wegfallen. Im Gegenteil: Häufig müssen bestehende Mitarbeitende zusätzliche Tätigkeiten übernehmen. Dadurch steigt zunehmend die Belastung im Arbeitsalltag.

Besonders bei Verwaltungsaufgaben macht sich das oft bemerkbar. Zusätzlicher Aufwand entsteht häufig durch:

• die mehrfache Pflege von Informationen
• wiederkehrende Verwaltungsaufgaben
• Abstimmungen zwischen verschiedenen Bereichen
• die Suche nach aktuellen Daten und Dokumenten

Jeder einzelne Arbeitsschritt kostet nur wenige Minuten - in der Summe entsteht jedoch ein erheblicher Zeitaufwand.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels stoßen viele Organisationen an ihre Grenzen. Offene Stellen bleiben häufig über längere Zeit unbesetzt und selbst nach einer erfolgreichen Einstellung vergeht oft einige Zeit, bis neue Mitarbeiter vollständig eingearbeitet sind. Umso wichtiger ist es, die vorhandenen Teams zu entlasten.

Viele Verwaltungsaufgaben wiederholen sich Tag für Tag. Daten werden eingetragen, Dokumente erstellt oder Informationen weitergegeben. Genau hier können digitale Prozesse ansetzen.

Sind Informationen zentral verfügbar, entfällt das Suchen in verschiedenen Dateien, Ordnern oder Listen. Daten müssen nicht mehrfach gepflegt werden und wichtige Dokumente sind schneller auffindbar. Das spart Zeit und entlastet den Arbeitsalltag deutlich.

Gerade für kirchliche Organisationen ist das ein wichtiger Vorteil. Mitarbeitende können sich stärker auf Aufgaben konzentrieren, für die ihre Erfahrung und ihr persönlicher Einsatz gefragt sind.

In vielen Organisationen steckt wertvolles Wissen in den Köpfen von einzelnen Mitarbeitenden. Fällt eine Person aus oder verlässt die Einrichtung, gehen häufig auch wichtige Informationen und eingespielte Abläufe verloren.

Digitale Prozesse sorgen hier für mehr Transparenz. Das zeigt sich unter anderem dadurch, dass:

• relevante Informationen an einem Ort gebündelt sind
• Arbeitsabläufe nachvollziehbar dokumentiert werden
• neue Mitarbeitende schneller eingearbeitet werden können
• Wissen auch bei personellen Veränderungen erhalten bleibt

Gleichzeitig sinkt die Abhängigkeit von einzelnen Personen, weil Wissen nicht mehr ausschließlich an bestimmte Mitarbeiter gebunden ist.

Fachkräftemangel stellt auch kirchliche Organisationen vor die Herausforderung, mit bestehenden Ressourcen langfristig handlungsfähig zu bleiben. Neben der Suche nach Personal gewinnt deshalb auch die Frage an Bedeutung, wie Verwaltungsarbeit verlässlich und zukunftssicher organisiert werden kann.

Mit ISIDOR erhalten Verwaltungen eine zentrale Software, die Verwaltungsaufgaben strukturiert abbildet und den Zugriff auf relevante Informationen vereinfacht. Das sorgt für mehr Übersicht im Arbeitsalltag und erleichtert die Zusammenarbeit im Team. Denn je weniger Zeit für Verwaltung aufgewendet werden muss, desto mehr Zeit bleibt für die Menschen, um die es letztendlich geht.