Was passiert, wenn Daten nicht miteinander sprechen?

Eine neue Kindertagesstätte öffnet ihre Türen. Schon vor Eröffnung müssen zahlreiche Informationen angelegt werden: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und organisatorische Zuordnung. Später werden diese Angaben an ganz unterschiedlichen Stellen benötigt - auf der Website, im Gemeindeverzeichnis oder in einem gedrucktem Verzeichnis.

Im Verwaltungssystem sind die Daten schnell erfasst. Doch wie kommen sie von dort auf die Website, ins Gemeindeverzeichnis oder ins nächste Druckwerk? Wenn diese nicht miteinander verbunden sind, müssen Informationen häufig manuell übertragen oder erneut eingegeben werden. So kann es passieren, dass in dem einen System beispielsweise bereits die neue Telefonnummer steht, während auf der Website noch die alte zu finden ist.

Aus einer einfachen Änderungen wird so schnell eine Frage des Zusammenspiels: Wie kommen Informationen zuverlässig dorthin, wo sie genau gebraucht werden?

In kirchlichen Organisationen werden Informationen selten nur für einen einzigen Zweck benötigt. Angaben zu einer Einrichtung können an ganz unterschiedlichen Stellen gebraucht werden:

• auf der Website
• im Gemeindeverzeichnis
• in gedruckten Verzeichnissen
• im Organigramm

Die Informationen sind dabei dieselben, werden aber je nach Medium unterschiedlich dargestellt und aufbereitet. Auf der Website stehen beispielsweise Kontaktdaten im Vordergrund, während ein Organigramm organisatorische Zusammenhänge verdeutlicht.

Die Herausforderung liegt deshalb nicht darin, dass Informationen mehrfach verwendet werden. Im Gegenteil: Genau das ist sinnvoll. Entscheidend ist, wie die Daten von der Stelle, an der sie gepflegt werden, dorthin gelangen, wo sie gebraucht werden.

Wenn dieser Austausch fehlt, entstehen schnell unterschiedliche Datenbestände. Eine Änderung muss von einem System ins nächste übertragen und möglicherweise zusätzlich kontrolliert werden. Je häufiger Informationen angepasst oder an verschiedenen Stellen benötigt werden, desto größer wird der Abstimmungsaufwand.

Schnittstellen können dabei helfen, Informationen zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen. Eine Änderung wird dort vorgenommen, wo die entsprechenden Organisationsdaten gepflegt werden. Andere Bereiche können die benötigten Angaben anschließend übernehmen und für die jeweilige Darstellung nutzen.

Dabei geht es nicht darum, alle Systeme miteinander zu verbinden. Wichtig ist vielmehr, welche Daten aus welcher Quelle kommen und wo sie weiterverwendet werden.

Ein System kann beispielsweise die Organisationsdaten verwalten, während eine andere Software für die Website zuständig ist. Wenn beide miteinander sprechen können, müssen die entsprechenden Informationen nicht an beiden Stellen unabhängig voneinander gepflegt werden.

So entsteht ein klarer Informationsfluss: Daten werden an einer definierten Stelle gepflegt und können anschließend dort genutzt werden, wo sie benötigt werden.

Eine Website benötigt andere Informationen als ein Organigramm. Eine Gemeindeverzeichnis wiederum stellt andere Angaben in den Mittelpunkt als ein internes Verwaltungssystem.

Deshalb muss nicht überall derselbe vollständige Datenbestand vorhanden sein. Entscheidend ist, dass die richtigen Daten in der richtigen Form zur Verfügung stehen.

Gerade bei Organisationsdaten ist das wichtig. Eine Einrichtung hat beispielsweise einen Namen, eine Anschrift und Kontaktdaten. Gleichzeitig gehört sie zu einer bestimmte Organisationseinheit und kann mit weiteren Bereichen verbunden sein.

Werden solche Informationen vernünftig miteinander verbunden, können verschiedene Systeme darauf zurückgreifen, ohne jeweils einen eigenen Bestand aufbauen zu müssen.

Je mehr digitale Lösungen in einer Organisation eingesetzt werden, desto wichtiger werden klare Regeln für den Umgang mit Informationen. Denn bevor Systeme miteinander verbunden werden können, muss klar sein, wo Daten gepflegt werden und wie sie weitergegeben werden.

Daher sollte man sich die folgenden Fragen stellen:

• Wo werden bestimmte Informationen gepflegt?
• Welches System ist die maßgebliche Quelle?
• Welche Bereiche benötigen diese Daten?
• Wie gelangen Änderungen von dort aus weiter?

Sind diese Fragen geklärt, lassen sich viele manuelle Zwischenschritte vermeiden. Informationen müssen nicht immer wieder neu erfasst werden und Änderungen können schneller in den Bereichen ankommen, in denen sie gebraucht werden.

Digitale Verwaltung bedeutet deshalb nicht, möglichst viele Systeme einzusetzen. Wichtig ist, dass die vorhandenen Systeme sinnvoll zusammenarbeiten.

Je mehr digitale Systeme in einer Verwaltung zusammenkommen, desto wichtiger wird ihr Zusammenspiel. Informationen sollten dort gepflegt werden, wo sie hingehören, und anschließend möglichst einfach dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. So müssen Daten nicht mehrfach übertragen werden und bleiben überall auf demselben Stand.

Genau diesen Ansatz verfolgen wir mit ISIDOR: Personen -, Organisations- und Kontaktdaten werden miteinander verknüpft und können für Webseiten, Organigramme, Verzeichnisse oder Druckwerke genutzt werden. So wird aus einzelnen Informationen ein zusammenhängender Datenbestand, der in verschiedenen Bereichen der Verwaltung genutzt werden können.